Hotelbuchung/ Übernachtungskosten
Hotelbuchungen, auch für die vom Veranstalter für Tagungen/Seminare empfohlenen Hotels, sollen vorrangig online über den Hotel Reservation Service (HRS) gebucht werden.
Auf dieser Internetseite sind die Hotelliste des Landes und die geltenden Sonderkonditionen hinterlegt. Die Vertragshotels sind mit dem NRW-Logo gekennzeichnet und sollten vorrangig gebucht werden. Selbstverständlich können auch preiswertere Hotels/Unterkünfte gebucht werden.
Auch die Buchung von airbnb sind möglich.
Bitte beachten Sie, dass Übernachtungskosten grundsätzlich mit einer Rechnung belegt werden müssen. Eine Buchungsbestätigung ist aus steuerlichen Gründen nicht ausreichend. Beherbergungsunternehmen sind zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet; dies gilt auch, wenn Sie z.B. über das Buchungsportal booking.com gebucht haben.
Mit der Neuregelung des Landesreisekostengesetz NRW (LRKG NRW) zum 01.01.2022 gilt:
Grundsätzlich ist das dem Tagungsort nächstgelegene und preiswerteste Hotel zu buchen. Ein Betrag von bis zu 80,00 € kann für die Übernachtung (im Inland) als erforderlich angesehen werden. Darüberhinausgehende Übernachtungskosten bedürfen einer eingehenden Begründung, z.B. durch Ausdrucke diverser Vergleichsangebote, dass es zum Zeitpunkt der Reise keine günstigeren Übernachtungsmöglichkeiten gab.
Bei Reisen, die gemäß Bundesreisekostengesetz abgerechnet werden, gilt eine Höchstgrenze von 70,00 € für eine Übernachtung. Sind die Höchstgrenzen in Einzelfällen nicht einzuhalten, so sind darüber hinausgehende Kosten in der Abrechnung zu begründen. (Eine Hotel"empfehlung" des Veranstalters gilt nicht als Begründung für erhöhte Übernachtungskosten.)
Im Rahmen der Prüfung der Unvermeidbarkeit von Übernachtungskosten ist jede einzelne Übernachtung gesondert zu betrachten, d.h. es kann kein "Durchschnittswert" zugrunde gelegt werden.
Die Höchstbeträge für Übernachtungskosten im Ausland entnehmen Sie bitte der den rechtlichen Grundlagen auf der rechten Seite.
Übernachten mehrere Reisende in einem Zimmer, so werden die Kosten bei der Abrechnung grundsätzlich pro Kopf aufgeteilt. Dies gilt auch, wenn der*die Dienstreisende eine nicht dienstlich beauftragte Begleitperson in seinem*ihrem Zimmer übernachten lässt.
Eine Erstattung des vollen Zimmerpreises bzw. die Erstattung anteiliger Kosten für ein Einzelzimmer ist gem. LRKG nur dann möglich, wenn aus der Hotelrechnung bzw. Rechnung des Beherbergungsunternehmens eindeutig hervorgeht, dass durch die zusätzlichen Personen keine Mehrkosten entstanden sind.
Bezüglich der Mitnahme einer notwendigen Begleitperson (z. B. wegen einer Schwerbehinderung) nehmen Sie bitte frühzeitig vor Beginn der Reise Kontakt mit der Reisekostenstelle auf.
Frühstück als Inklusivleistung
Sind auf der Hotelrechnung neben den Übernachtungskosten auch Kosten für ein Frühstück aufgeführt, ist das auszuzahlende Tagegeld aufgrund des Frühstücks um 20 Prozent des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag zu kürzen (4,80 €). Preise von bis zu 12 Euro für ein Frühstück inklusive Getränk gelten als angemessen. Höhere Kosten sind zu begründen. Neben dem gekürzten Tagegeld ist eine lohnsteuerlich unbeachtliche Erstattung der Kosten für das Frühstück möglich, wenn die Buchung auf Veranlassung des Arbeitgebers vorgenommen wurde. Eine Arbeitgeberveranlassung liegt u.a. vor, wenn die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist. Gilt das Frühstück nicht als auf Veranlassung des Arbeitgebers abgegeben, können die Kosten für das Frühstück nicht erstattet werden, sondern sind, unabhängig von dem tatsächlich verauslagten Betrag, durch die zustehende ungekürzte Tagesgeldpauschale abgegolten.
