Reiseplanung
Bevor Sie eine Dienstreise antreten, müssen Sie sich um einige organisatorische Dinge kümmern:
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Dienstreisegenehmigung
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Planung der Fahrt, Übernachtung und Co.
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Abschlagszahlung
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Dienstreisen außerhalb Deutschlands
Bitte beachten Sie, dass es sich bei Reisen im Rahmen von Fortbildungsveranstaltungen nicht um Dienstreisen handelt. Näheres erfahren Sie auf den Seiten der Stabstelle Personalentwicklung für Beschäftigte in Technik und Verwaltung bzw. der Servicestelle akademische Personalentwicklung (SaPe).
Genehmigung der Dienstreise
Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Bergischen Universität Wuppertal. Diese müssen vorher mit dem*der Vorgesetzten (Dekan*in, Leitung der Zentralen Einrichtungen, Dezernatsleitung) abgesprochen und genehmigt sein.
Pendlerfahrten, also der Weg von der Wohnung zur Dienststätte, sind keine Dienstreisen. Die Kosten für Pendlerfahrten können regelmäßig im Rahmen der jährlichen Steuererklärung geltend gemacht werden.
Zur Genehmigung einer Dienstreise sollte von Beschäftigten der Bergischen Universität bevorzugt das e-Dienstreiseportal mit dem ZIM Account genutzt werden, für alle anderen steht nach wie vor das Papierformular zur Verfügung. Durch den vollständig durchlaufenen Genehmigungsprozess im e-Dienstreiseportal oder eine mit allen notwendigen Unterschriften versehene Dienstreisegenehmigung besteht während der Dienstreise Unfallversicherungsschutz. Auf Grund dessen sollte die Genehmigung stets veranlasst werden, auch wenn später keine Kostenerstattung gewünscht ist.
Die Dienstreisegenehmigung wird erst beim Antrag auf Abrechnung an die Reisekostenstelle übermittelt, solange bleibt Sie in Ihrem Besitz bzw. im System e-Dienstreise.
Hier finden Sie weitere ausführliche Informationen.
Planung der Fahrt, Übernachtung und Co.
Zur Vorbereitung und Planung der Reise und um die Dienstreisegenehmigung ausfüllen zu können, prüfen Sie bitte für die
für Ihre jeweilige Dienstreise.
Abschlagszahlung
Da die Kosten für die Dienstreise erst im Nachgang zur Reise erstattet werden können, müssen Sie für alle Kosten der Dienstreise in Vorleistung treten. Sie sind auch der unmittelbare Vertragspartner von allen Dienstleistungsunternehmen (Hotels, Deutsche Bahn, etc.)
Damit die Kostenbelastung für Sie nicht zu hoch wird, besteht die Möglichkeit sich bis spätestens 2 Wochen vor Reiseantritt eine Abschlag auszahlen zu lassen.
Um die Abschlagshöhe zu kalkulieren, lesen Sie bitte zu den einzelnen Posten die Erklärungen bei der Abrechnung der Dienstreise was in welcher Höhe erstattungsfähig ist.
- Verkehrsmittel
- Hotelbuchung
- Teilnahmegebühren
Auch bei einer Abschlagszahlung gilt die 6 monatige Abrechnungsfrist nach Beendigung der Dienstreise, ansonsten wir der Abschlag in voller Höhe von Ihnen zurückgefordert.
Auslandsdienstreisen (EU und Nicht-EU)
Soblad Sie auf Ihrer Dienstreise Deutschland verlassen, sind weitere Vorkehrungen zu treffen.
