Dienstreise

Allgemeine Informationen

Bei der Anordnung, Genehmigung und Durchführung der Dienstreise ist der Grundsatz der Sparsamkeit zu beachten. Die*Der Dienstvorgesetzte darf eine Reise nur anordnen bzw. genehmigen, wenn sie dienstlich notwendig ist und der damit angestrebte Zweck nicht mit einem geringeren Kostenaufwand (Telefonate, Schriftverkehr) erzielt werden kann. Die Dienstreise ist wirtschaftlich durchzuführen auf das zeitlich erforderliche Maß zu beschränken und - soweit triftige Gründe nicht entgegenstehen - vorrangig mit öffentlichen Verkehrsmitteln durchzuführen.

Für den Antritt der Dienstreise ist es dem/der Dienstreisenden in der Regel zuzumuten, seine/ihre Wohnung ab 6.00 Uhr zu verlassen. Die Rückkehr an den Wohnort hat - soweit die Dienstreisenden ihr Wohnung bis 22.00 Uhr errreichen können, noch am Tag der Beendigung des Dienstgeschäfts zu erfolgen (zumutbare Reisezeiten gem. VV zu § 2 Landesreisekostengesetz NRW).

Gemäß § 2 Abs. 3 LRKG NRW (gültig ab dem 01.01.2022) sollen Dienstreisen sollen nur durchgeführt werden, wenn sie aus dienstlichen Gründen notwendig sind und eine kostengünstigere Erledigung des Dienstgeschäfts insbesondere durch Nutzung digitaler Kommunikationsmöglichkeiten nicht möglich oder nicht sinnvoll ist. Sie sind wirtschaftlich durchzuführen und zeitlich auf das notwendige Maß zu beschränken. Bei der Wahl des Beförderungsmittels sind neben wirtschaftlichen Gesichtspunkten insbesondere Aspekte des Klimaschutzes zu berücksichtigen.

Maßgebend für alle dienstlichen Reisen ist grundsätzlich das Landesreisekostengesetz NRW (LRKG).

In Drittmittelprojekten, bei denen der Mittelgeber die Anwendung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) anstelle des LRKG vorschreibt, muss unbedingt in jedem Einzelfall angegeben werden Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise, dass Bundesrecht anzuwenden ist. Die Festlegung welches Recht im Einzelfall anzuwenden ist, erfolgt ausschließlich durch den Projektleiter (s. a. Verwendungsrichtlinien des Drittmittelgebers).

Für den Antritt der Dienstreise ist es dem/der Dienstreisenden in der Regel zuzumuten, seine/ihre Wohnung ab 6.00 Uhr zu verlassen. Die Rückkehr an den Wohnort hat - soweit die Dienstreisenden ihr Wohnung bis 24.00 Uhr errreichen können, noch am Tag der Beendigung des Dienstgeschäfts zu erfolgen (zumutbare Reisezeiten gem. Bundereisekostengesetz).

Eine Dienstreise darf nur angetreten werden, wenn die Reise durch die*den Dienstvorgesetzte*n genehmigt worden ist. Wird eine nicht genehmigte Dienstreise angetreten, dürfen keine Reisekosten erstattet werden.

Achtung: Für nicht genehmigte Reisen besteht kein Unfallversicherungsschutz!

Dienstreisen können nur Hochschulbeschäftigten (Professor*innen, Mitarbeiter*innen, Studentischen Hilfskräften) genehmigt werden. Personen, die keinen Arbeitsvertrag haben, darf keine Dienstreisegenehmigung ausgestellt werden. Auf Antrag wird die Reisegenehmigung von dem/ der/ den Dienstvorgesetzten auf dem Dienstreiseantrag erteilt. Der genehmigte Antrag muss bei der Abrechnung einer Reise beigefügt werden. Bei Reisen ohne Kostenerstattung verbleibt er beim Antragsteller.

 

Lesen Sie bitte vor jeder Auslandsdienstreise die Reisehinweise des auswärtigen Amtes!

Nach dem Antragstellerprinzip können grundsätzlich nur die Kosten an die*den Reisende*n gezahlt werden für die*den sie entstanden sind.

Werden im Einzelfall Kosten für eine*n Mitreisende*n oder mehrere Mitreisende übernommen, so ist der eigenen Reisekostenabrechnung eine schriftliche Abtretungserklärung beizufügen. Diese muss mit Originalunterschrift eingereicht werden.

 

 

 

Kostenstellenverantwortung

Die zu belastende Kostenstelle / Projektnummer ist auf dem Reiseantrag zu vermerken. Eine Reisekostenerstattung kann nur erfolgen, wenn die Mittel zum Zeitpunkt der Reisekostenabrechnung zur Verfügung stehen. Bitte beachten Sie, dass mit der Unterschrift der*des Kostenstellenverantwortlichen die Verantwortung für die Kostendeckung auf der angegebenen Buchungsstelle übernommen wird.

 

Ausschlussfrist

Die Abrechnung der Dienstreise/Exkursion/Vorstellungsreise/etc.

muss bis spätestens 6 Monate nach Beendigung der Reise (letzter Reisetag) erfolgen,

danach können die Kosten nicht mehr erstattet werden.

Durch erstmalige Einreichung der Abrechnungsunterlagen ist die Frist gewahrt (es gilt der Eingangsstempel der Reisekostenstelle),

alle nachfolgenden Rücksendungen und Nachreichungen von Unterlagen sind für die Frist nicht mehr relevant.

In Drittmittelprojekten können kürzere Abrechnungsfristen gelten.

Bitte setzen Sie sich diesbezüglich mit der zuständigen Sachbearbeitung aus dem Dezernat 1/Abteilung 1.1 (https://www.uni-wuppertal.de/de/forschung/ansprechpartnerinnen/) in Verbindung.

Checkliste bei Genehmigung einer Dienstreise

• Persönliche Angaben sind vollständig
• Antrag ist im Original von dem*der Antragsteller*in unterzeichnet
• Reiseziel ist angegeben
• Reisezweck ist angegeben
• Beginn und Ende der Reise sind angegeben
• Beförderungsmittel sind angekreuzt und ggf. begründet (Flugzeug, Mietwagen, Nutzung des eigenen Pkw)
• Die Reise ist dienstlich notwendig (die*der Vorgesetzte hat unterzeichnet)
• Finanzierung ist gesichert (Kostenstelle ist angeben, Kostenstellenverantwortliche*r hat unterzeichnet)
• Finanzierung der Reise gem. Landesreisekostengesetz NRW oder ggf. gem. Bundesreisekostengesetz (bei einigen Drittmittelprojekten s. Verwendungsrichtlinien des Drittmittelgebers)
• Entscheidung über antragsgemäße oder eingeschränkte Genehmigung
• Die Genehmigung kann beispw. wie folgt eingeschränkt werden:
• Keine Flugzeugbenutzung, sondern max. bis zur Höhe der Kosten für Bahnfahrt
• Keine Pkw-Benutzung, sondern max. bis Höhe für ÖPNV/Bahn
• Pkw-Benutzung
• Maximale Reisebeihilfe bis zur Höhe von X,XX Euro
• Nur Fahrkostenerstattung
• Nur Tagegelder und Übernachtungspauschalen

Dauerdienstreisegenehmigung

Eine Dauerdienstreisegenehmigung wird durch Dezernat 4, Abteilung 4.1, Sachgebiet 4.1.1 nur in begründeten Einzelfällen erteilt, wenn ein*e Beschäftigte*r regelmäßig wiederkehrend gleichartige Dienstgeschäfte an demselben Geschäftsort erledigen muss.
Die Dauerdienstreisegenehmigung kann über den*die Vorgesetzte*n/Projektleiter*in schriftlich beim dem*der zuständigen Sachbearbeiter*in bei den Reisekosten beantragt werden.
Die Dauerdienstreisegenehmigung wird in der Regel für einen befristeten Zeitraum von mindestens 3 Monaten erteilt.
Im Rahmen eines Drittmittelprojektes kann die Dauerdienstreisegenehmigung nur für die Dauer des Projektes ausgestellt werden.

Fügen Sie bitte jeder Reisekostenabrechnung eine Kopie der Dauerdienstreisegenehmigung bei.

Abschlagszahlungen

Sie können vor Beginn der Dienstreise einen Abschlag erhalten, so dass Sie die Kosten für die Dienstreise nicht vollständig vorfinanzieren müssen. Dies können vorab zahlbare Teilnehmergebühren, Fahrtkosten, etc. oder eine Pauschale auf die voraussichtlichen Gesamtreisekosten sein.

Dafür müssen Sie ausgefüllt und unterschrieben einreichen:

• Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise und
• Antrag auf Abschlagszahlung und
• Erklärung zur Mittelherkunft und -verwendung des Dezernates 1.

Der Abschlag wird zeitnah auf Ihr privates Konto überweisen, bei einer Schätzung der Gesamtreisekosten wird der Abschlag ca. 14 Tage vor Reisebeginn auf Ihr Konto angewiesen. Abschlagszahlungen unter 100,00 € sollten möglichst vermieden werden. Beachten Sie hierbei bitte unbedingt, dass die Reise auch hier innerhalb der gesetzlichen Ausschlussfrist von 6 Monaten abgerechnet werden muss. Soweit dies nicht erfolgt, muss die Reisekostenstelle den Abschlag zurückzufordern.

Abrechnung von Dienstreisen

a) Bedienstete

Nach Beendigung der Reise ist diese mittels der Formulare für Inlands- bzw. Auslandsdienstreisen abzurechnen.

b) Nicht-Hochschulangehörige, die Dienstgeschäfte für die BUW erledigen

Nicht-Hochschulangehörige sind zum Beispiel Externe in Berufungs- oder Prüfungskommissionen, Projektmitarbeiter*innen, die in einer anderen Universität beschäftigt sind, aber Aufgaben im Rahmen des Projektes an der BUW wahrnehmen und auf Anweisung des Projektleiters für die BUW reisen. Ein pensionierter Professor ist ebenfalls nicht bedienstet, nimmt als Pensionär noch Aufgaben für die BUW wahr und muss in diesem Zusammenhang reisen. Für diese Personen sind Reisekosten mit dem Formular  ,,Auslagenersatz an Personen ohne Arbeitsvertrag" abzurechnen.

WICHTIG: Es ist unbedingt darauf zu achten, dass Ziel und Zweck der Reise auf der zweiten Seite der Abrechnung angegeben wurden!!

c) Erstattung von Kosten für Vorstellungsreisen

Kosten für Vorstellungsreisen, z. B. im Rahmen von Berufungsverfahren, sind keine Dienstreisen im Sinne des Gesetzes und mit dem Formular "Antrag auf Reisekostenerstattung bei Vorstellungsreisen" abzurechnen. Die Ausschlussfrist beträgt in jedem Fall 6 Monate.

 

Hinweis: Eine Reisekostenvergütung kann immer nur an den Reisenden persönlich erstattet werden; nicht an Firmen oder sonst. Dritte.

Reisekostenabrechnungen ist regelmäßig das Formular "Erklärung zur Mittelherkunft und -verwendung" beizufügen.

Checkliste bei der Abrechnung von Reisekosten (Inland/Ausland)

• Persönliche Angaben sind vollständig
• Bankverbindung ist angeben
• Email-Adresse zur Übersendung des RK-Bescheides im PDF-Format ist angegeben
• Der genehmigte Dienstreiseantrag ist im Original beigefügt
• Angabe zum Erhalt einer Abschlagszahlung (Vorauszahlung)
• Angabe zum Erhalt von Kostenerstattung Dritter
• Unterschrift auf dem Abrechnungsformular
• Ziel und Zweck der Reise
• Angaben zum Reiseverlauf sind vollständig
• Angabe zu entstandenen Fahrkosten
• Angaben zu gefahrenen Kilometern für Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung
• Angabe zu Nebenkosten
• Angabe zu Übernachtungskosten
• Angabe zum Erhalt unentgeltlich erhaltender Verpflegung
• Alle Kosten sind per Originalbeleg nachzuweisen!
• Belege < DIN A5 sind mit Klebestift aufgeklebt, da die Unterlagen automatisiert eingescannt werden
• Das Formular "Erklärung zur Mittelherkunft und -verwendung" ist vollständig ausgefüllt beigefügt (der Erstattungsbetrag ist hierbei freizulassen)

Nebenkosten und Reisevorbereitungskosten

Zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendige Auslagen, die gemäß § 8 LRKG als Nebenkosten erstattungsfähig sind: - Beförderung des persönlichen und dienstlichen Gepäcks - Zimmerreservierungen - Gepäckträger, Gepäckaufbewahrung, Gepäckversicherung -Eintrittsgeld zum Besuch von Ausstellungen und Teilnehmerkarten zu Tagungen oder Versammlungen, wenn der Besuch oder die Teilnahme dienstlich angeordnet wird - Post-, Telefax- und Fernsprechgebühren, die aus Anlass des Dienstgeschäfts entstanden sind - Parkgebühren und Straßennutzungsgebühren (z.B. Maut), die bei Benutzung von Dienstkraftfahrzeugen und von privaten Kraftfahrzeugen entstehen, Passgebühren und ein Lichtbild, soweit ein Pass zur Erledigung der Dienstgeschäfte erforderlich ist - nicht im Landesdienst stehende Begleitperson, wenn Dienstreisende die Dienstreise/den Dienstgang nur mit ihrer Hilfe ausführen können - Garderobengebühren, Kleiderablage - Auslagen für vom Einreiseland vorgeschriebene Schutzimpfungen (Pflichtimpfungen) - Auslagen für ein vorgeschriebenes Gesundheitsattest - Abendveranstaltungen, wenn deren dienstliche Notwendigkeit in der Abrechnung nachvollziehbar begründet wurde > Nebenkosten müssen durch Belege nachgewiesen werden!

- Keine Nebenkosten im Sinne des Landesreisekostengesetzes sind Auslagen für: - die übliche Reiseausstattung - übliche gesellschaftliche und repräsentative Verpflichtungen - Unterkunftsverzeichnisse, Stadtpläne, Landkarten - Abschluss einer besonderen Unfallversicherung (auch Flugunfallversicherung) oder Krankenversicherung - Abschluss einer Reiserücktrittsversicherung - ,  Kursverluste beim Verkauf ausländischer Zahlungsmittel; Kursgewinne bleiben reisekostenrechtlich ebenfalls unberücksichtigt - Bankspesen, die durch den An- und Verkauf ausländischer Reisezahlungsmittel (z.B. Geld/Sorten, Reiseschecks und Reisebriefe) entstehen - BahnCard-Reiseversicherung

Wird gem. § 8 Abs. 2 LRKG eine Dienstreise aus triftigen Gründen nicht ausgeführt, werden die durch die Vorbereitung entstandenen notwendigen, nach dem Landesreisekostengesetz NRW berücksichtigungsfähigen Auslagen erstattet (Reisevorbereitungskosten). Hierzu reichen Sie bitte eine Abrechnung mit den nicht stornierbaren Kosten in der Reisekostenstelle, innerhalb der gesetzlichen Ausschlussfrist von 6 Monaten nach dem geplanten Reiseende, ein. Der Reiseverlauf ist hierbei frei zu lassen.

Bei Unsicherheiten bezüglich der Erstattungsfähigkeit von Nebenkosten stehen wir Ihnen gerne für Rückfragen zur Verfügung.